AI实战14｜尽调目录建好了，再让Agent按清单自动归类客户材料
上一项工作解决的是：
根据尽调清单，把文件夹先建好。
接下来真正麻烦的事情来了。
客户可能一次性发来：
营业执照；
章程；
工商档案；
增资协议；
股权转让协议；
劳动合同；
知识产权证书；
重大合同；
诉讼材料；
各种扫描件。
如果是几百份，人工逐个判断：
“这个文件应该放到哪个目录？”
本身就会花很多时间。
这一步也可以继续交给Agent。
但我不建议一上来就让Agent直接归档。
更稳妥的做法是：
归档前先盘点，归档时只复制，归档后再核对。
一、归档前，先把原始资料保护好
第一原则是：
客户原始资料不要动。
最好保留一个独立目录，例如：
00-客户原始资料/
后面的：
分类；
重命名；
整理；
生成底稿
都不要直接在这个目录里操作。
Agent归档时，应当从原始资料中读取文件，然后：
复制到尽调目录，而不是移动原文件。
这样即使后面发现分类错误，也始终可以回到客户最初提供的材料。
二、正式归档前，先做一次文件盘点
不要拿到几百份文件就直接开始复制。
先让Agent回答几个最基础的问题：
总共有多少个文件；
分别是什么格式；
哪些文件无法读取；
哪些文件可能重复；
哪些文件存在多个版本；
有没有压缩包、加密文件、损坏文件或者空文件。
最好先形成一份简单的：
归档前文件清单。
这样你至少知道：
“我开始的时候到底有多少份材料。”
这个数字后面非常重要。
三、确认尽调目录已经正确建立
正式归档以前，还应该检查上一项工作生成的尽调目录。
重点看：
有没有漏掉尽调清单事项；
序号是否正确；
一级、二级、三级目录是否对应；
有没有重复编号；
有没有Agent自行增加的目录。
确认：
尽调清单和文件夹结构已经一一对应
以后，再开始归档。
四、归档标准还是原来的尽调清单
这里最重要的一点是：
不要再让Agent自己重新分类。
前面已经按照尽调清单建立了目录，那么现在归档材料时，也应该继续按照这一套编号。
也就是说：
先看文件内容，再判断它对应尽调清单里的哪一个序号。
而不是让AI重新创造另一套分类。
五、不要只根据文件名归类
客户提供的文件名经常并不规范。
比如：
扫描件1.pdf
微信文件_20260820.pdf
最终版.docx
附件3.pdf
如果只看文件名，根本不知道是什么。
Agent应该实际读取文件内容，再判断：
这是营业执照；
这是股权转让协议；
这是专利证书；
还是重大销售合同。
所以任务应该要求：
以文件实际内容为主要判断依据，文件名只能作为辅助。
六、归档时只复制，不直接移动原文件
正式归档时，Agent执行的动作应该是：
读取原始材料；
判断对应尽调序号；
复制到相应文件夹。
而不是：
剪切；
移动；
删除；
覆盖。
如果客户以后又补了一批材料，也继续放进：
00-客户原始资料/
然后对新增材料执行同样的归档流程。
七、一个文件可能同时对应多个尽调事项
比如一份股东协议里可能同时涉及：
股权结构；
公司治理；
优先购买权；
董事会安排；
重大事项表决机制。
更好的方式是：
确定一个主要归档位置，同时在材料索引表中标记其他关联事项。
后面制作对应底稿时，再根据索引找到原文件。
八、无法判断的文件不要强行塞进去
有些材料可能：
内容不完整；
扫描模糊；
只有签字页；
缺少正文；
文件名称和内容都无法确认。
这时候最危险的做法是：
AI为了完成任务，硬找一个目录放进去。
正确做法应该是：
单独放到：
待确认/
并进入：
未归类文件清单。
所以自动归档有一个基本原则：
宁可暂时不分类，也不要错误分类。
九、归档时可以顺手识别重复和版本
Agent归档的时候，还可以同时发现：
两份文件完全相同；
同一合同有扫描版和Word版；
同一章程存在多个版本；
文件名不同但内容基本一致。
这类文件不要直接删除。
只需要标记：
疑似重复
或者：
存在多个版本。
十、文件名可以规范，但必须保留原始文件名
比如客户提供：
附件2.pdf
Agent识别出来其实是：
2025年第一次股权转让协议。
复制到尽调目录以后，可以命名成：
2025年第一次股权转让协议.pdf
这样后面查找会方便很多。
但材料索引表里必须同时保留：
原始文件名。
十一、归档以后，先生成“材料索引表”
Agent完成归档后，不要只告诉你：
“归档完成。”
最好同时生成：
材料索引表.xlsx
至少列明：
原文件名；
文件内容；
对应尽调序号；
归档路径；
关联事项；
版本/重复情况；
备注。
以后找材料、整理底稿、做缺失清单，都可以直接使用这张表。
十二、归档完成后，一定要做数量核对
这是整个流程最后非常重要的一步。
比如归档前一共有：
286个文件。
归档完成以后，Agent应该告诉你：
成功归档：260个；
待确认：12个；
疑似重复：8个；
无法读取：6个。
合计仍然应该能够对应：
286个原始文件。
如果前后数量对不上，就说明：
可能有文件遗漏；
某些文件没有被处理；
或者统计规则出了问题。
十三、最后再检查几类异常材料
归档后尤其应该单独查看：
无法读取的文件；
未归类文件；
疑似重复文件；
存在多个版本的文件；
一个文件关联多个事项的文件；
Agent判断置信度较低的文件。
正常材料可以交给Agent批量处理。
真正需要人工时间的，应该集中在这些：
异常项。
十四、完整流程其实只有四步
第一步：保护原件
客户原始资料单独保存，不修改、不移动。
第二步：归档前盘点
统计文件总数，识别重复、版本、损坏和无法读取文件。
第三步：按照尽调清单归档
读取文件实际内容，按照既有尽调序号复制到相应目录。
第四步：归档后核对
生成材料索引表、异常清单，并核对归档前后的文件数量。
直接复制的实战提示词
请对【客户原始资料文件夹】执行尽调材料归档。归档前先盘点全部文件，统计总数，并识别无法读取、疑似重复、多版本及其他异常文件；客户原始资料不得修改、移动或删除。随后以文件实际内容为主要依据，严格按照已经建立的【尽调目录】及尽调清单原有序号进行归类，将文件复制至对应目录，不得自行重新分类。无法确定归属的文件放入【待确认】；涉及多个事项的，确定主要归档位置并记录关联序号。完成后生成【材料索引表.xlsx】和【异常文件清单.xlsx】，并核对归档前文件总数与“已归档、待确认、无法读取等”处理结果是否一致，发现遗漏或数量不一致时单独说明。
最后记住一句话
自动归档不是：
把文件塞进文件夹就结束。
真正完整的流程应该是：
归档前知道自己有什么，归档中知道每份材料去了哪里，归档后确认一份都没有丢。
这样Agent整理出来的尽调资料，后面才敢真正拿来做报告。
